Digitaliseringens löften har länge handlat om snabbare processer, mindre manuellt arbete och en smidigare upplevelse för kunden. Men när allt fler verksamheter bygger sina affärer på komplexa flöden blir en sak tydlig: utan tillförlitliga data och obruten kommunikation faller helheten. Det räcker inte med en snygg portal eller ett modernt affärssystem. Det viktiga är hur väl allt hänger ihop.

Från artikel till fakturering – allt kräver precision

Affärskritiska data rör sig i dag mellan en mängd system. Artikelregister, prislistor, inköp, orderläggning, lager, leverans och fakturering – allt går att automatisera, men bara om informationen hamnar på rätt plats i rätt ögonblick.

Det är här integrationsmotorn, och ofta också rätt partner, blir helt avgörande. En kedja är aldrig starkare än sin svagaste länk. Får lagret fel artikeldata stannar plocket. Triggas inte ordern vidare stannar flödet. Syns inte prisuppdateringen utåt förloras försäljning.

– När data inte når fram som den ska blir konsekvenserna omedelbara. Det kan handla om förlorade intäkter, felaktiga leveranser eller ett lager som står still, säger Stefan Jörkander, integrationsexpert och vd för Connect Companies.

Digitaliseringens blinda fläck ligger bakom kulisserna

De senaste åren har mycket fokus lagts på köpupplevelsen. Snygga gränssnitt, avancerade kundportaler och många valmöjligheter för leverans. Det kan vara nödvändiga satsningar, särskilt när konkurrensen om varje order hårdnar.

Men när kunden väl trycker på köpknappen förflyttas allt till de interna flödena. Ordern går in i affärssystemet, signaler skickas till lagret, plocklistor genereras och kraven på snabb leverans är höga. I bakgrunden ligger mängder av information som måste vara korrekt, från storleksdata och lagersaldon till kunduppgifter och leveransvillkor.

Trots det lägger många organisationer oproportionerligt mycket kraft på det som syns, och för lite på det som får allt att fungera.

Transportadministrationen – den förbisedda flaskhalsen

Ett av de tydligaste exemplen är transportadministrationen. När en etikett inte skrivs ut i tid, när en bokning inte går igenom eller när kommunikationen mot transportörens system bryts märks det direkt. Varor blir stående, lastbilar väntar och leveranser försenas. Felaktiga data kan i det sammanhanget också bli en kostsam historia när transportören snabbt debiterar en extra avgift. Över tid kan det bli mycket höga belopp som betalas helt i onödan.

Trots detta behandlas TA-system ofta som ett sidospår. Det prioriteras lågt, uppdateras sent och kopplas ihop först när problemen är ett faktum.

– TA är det sista steget i kedjan, men också ett av de mest känsliga. Många företag bygger snabba digitala motorvägar, men låter sista avfarten vara halvhjärtat byggd. Det är där trafiken fastnar, säger Stefan Jörkander.

När Connect Companies lanserade tjänsten Blue TA var just detta smärtpunkten man ville lösa: enklare anslutning, stabilare dataflöden och bättre transparens mellan affärssystem, lagermiljöer och transportörer. I kombination med integrationsplattformen Blue Integrator handlar det mindre om att byta system, och mer om att få helheten att fungera.

När automatiseringen bryts kostar det pengar

Automatisering innebär att människor inte längre övervakar varje steg. Därför blir felen så tydliga när något hackar. Allt bygger på att datapunkterna stämmer och att systemen kommunicerar utan avbrott. Ett fel i början kan följa med genom hela kedjan innan någon ser det.

Det är också här kostnaderna rusar. En stillastående packstation, en utebliven transportbokning eller en order som hamnar fel kostar sällan bara tid. Det kan leda till extrakörningar, fler manuella kontroller, missnöjda kunder eller en tappad affär. I vissa fall skickar transportören tillbaka godset till lagret, vilket gör att kunden måste skapa nya transportunderlag, etiketter och beställa ny upphämtning. Det innebär alltså dubbla fraktkostnader och en extra avgift för återkörningen.

Hos företag som kommit längst ses därför integrationsarkitekturen som själva fundamentet för verksamheten. Inte för att tekniken är spännande, utan för att den gör övriga satsningar möjliga.

Tekniken ska inte glänsa – den ska fungera

I den snabba digitaliseringen är det lätt att fastna i det som syns mest. Men hållbar utveckling handlar sällan om att välja det mest avancerade systemet. Det handlar om det som gör verksamheten robust och förutsägbar.

– Digitalisering får inte bli ett självändamål. Den bästa lösningen är den som fungerar utan att du tänker på den, säger Stefan Jörkander.

När företag lyckas koppla samman sina flöden, från artikeldata till transportadministration, skapas en verksamhet som tål förändring, växande volymer och hårdare krav. Och i en tid där leveranser jämförs i realtid mot konkurrenternas är det just detta som avgör om man ligger steget före eller halkar efter.

I dagens logistikflöden är varje minut dyrbar. När en transportetikett inte skrivs ut i tid, eller när kommunikationen med transportörens system bryts, får det direkta konsekvenser, varor blir stående, lastbilar väntar och leveranser försenas. Trots det behandlas transportadministration (TA) fortfarande som ett sidospår i många företags digitala strategier. Det är ett misstag som kostar mer än de flesta inser.

– Transportadministration är en verksamhetskritisk funktion, men många ser det fortfarande som ett verktyg bland andra. I praktiken kan en kort driftstörning få samma effekt som ett produktionsstopp, säger Stefan Jörkander, integrationsexpert och vd på Connect Companies.

Beroendet av molntjänster ökar risken

De flesta moderna TA-system är molnbaserade, vilket på pappret låter smidigt – enkel tillgång, centrala uppdateringar och låg startkostnad. Men i verkligheten innebär det också ett ökat beroende av internetuppkoppling och externa leverantörers tillgänglighet.
– När allt ska gå via molnet räcker det med ett kort avbrott i kommunikationen för att etiketterna ska sluta komma ut. Det händer oftare än man tror, särskilt i verksamheter med hög belastning, säger Stefan Jörkander.

För företag med stora volymer och tajta tidsfönster kan minuter snabbt bli till timmar. Varje fördröjning påverkar produktiviteten, leveranssäkerheten och i förlängningen kundens förtroende. I en tid då logistik ofta är den sista konkurrensfördelen, blir driftsäkerheten i TA-systemen helt avgörande.

En blind fläck i digitaliseringen

Under de senaste tio åren har de flesta företag investerat tungt i digitalisering av affärssystem, e-handelsplattformar och produktionsstyrning. Men TA-systemen har sällan fått samma uppmärksamhet. Resultatet är att många fortfarande sitter fast i lösningar som är långsamma, kostsamma och svåra att anpassa.

– Det är lite som att bygga en motorväg men lämna avfarten grusbelagd. TA-systemet är det sista steget i leveranskedjan, och ändå det som oftast försummas, säger Jörkander.

När driftsäkerheten blir en konkurrensfaktor

För att möta dessa problem har Connect Companies utvecklat Blue TA, en ny transportadministrationstjänst byggd för stabilitet, snabbhet och förutsägbarhet. Till skillnad från många traditionella molnmodeller kan Blue TA köras både som molntjänst och lokalt (OnPrem). Det ger kunderna full kontroll och minimerar beroendet av internet i kritiska moment som etikettutskrift och transportbokning.

– Vi har sett hur företag tröttnat på att deras TA-lösningar inte håller för verkligheten. Blue TA är byggd för att fungera varje dag, oavsett om nätverket ligger nere eller om belastningen är som högst, kommenterar Stefan Jörkander.

Enligt Connect Companies kan företag med hög transportvolym ofta räkna hem investeringen på mindre än ett halvår, främst tack vare minskade driftstopp och lägre administrationskostnader.

Verkliga effekter i logistikflödet

Pilotkunder som Star Trading och Golvabia har redan sett effekten. Båda beskriver hur de fått ökad stabilitet i sina utleveranser och kortare svarstider i systemen. I vissa fall har utskriftstiden för etiketter minskat från flera sekunder till under en sekund.

– Det kanske låter som små skillnader, men för företag med hundratals eller tusentals dagliga transporter gör det enorm skillnad. När flödet rullar utan störningar frigörs tid, kostnader minskar och personalen slipper brandkårsutryckningar, säger Jörkander.

TA-system – från stödfunktion till strategisk tillgång

Transportadministration må vara en osynlig del av logistiken, men den är också en av de mest avgörande. I takt med att leveranskedjorna blir mer integrerade och kraven på spårbarhet ökar, kommer TA-systemens roll att växa ytterligare.

– Företag som ser TA som en strategisk tillgång i stället för en teknisk detalj kommer att stå starkare framöver. Det handlar inte om att lägga till ännu en digital lösning, det handlar om att säkra själva ryggraden i logistiken, avslutar Stefan Jörkander.

Transportadministration är kanske inte det mest spännande ämnet på ett logistikmöte, men det är avgörande för att varor ska komma fram i tid, till rätt plats och till rätt kostnad. Nu lanseras Blue TA, ett nytt system från Connect Companies som utmanar etablerade TA-system och sätter användarens behov i centrum.

När traditionella system inte håller måttet

För många företag, från detaljhandelsjättar till logistikleverantörer, har TA-system blivit ett nödvändigt ont. De är ofta svåra att anpassa, dyra att använda och beroende av extern support som kanske inte ens är tillgänglig när det krisar. Ett vanligt exempel är när etiketter inte skrivs ut i tid, vilket snabbt kan lamslå hela utleveransprocessen.

Stefan Jörkander, vd för Connect Companies, säger:

– Det finns ett stort glapp mellan vad företag behöver och vad dagens TA-lösningar faktiskt levererar. Vi utvecklade Blue TA med målet att fylla det glappet.

Fyra nyckelfaktorer bakom Blue TA

• Enkelhet: All konfiguration sköts centralt och alla transportörer har färdiga regelverk. Det gör implementation och drift mycket smidigare.
• Snabbhet: Från kommando till utskrift på under 0,9 sekunder – det är den hastighet Blue TA erbjuder tack vare direktkommunikation med skrivare.
• Tillförlitlighet: Genom att generera etiketten lokalt och kommunicera direkt med transportörens system, minskas risken för driftstörningar.
• Kostnadseffektivitet: Med fast månadspris och färre extrakostnader kan kunder ofta räkna hem investeringen på bara sex månader.

Bevisad effekt hos pilotkunder

För företag med hög transportvolym kan kostnadsbesparingen vara betydande samtidigt som tjänsten effektivt eliminerar de stopp som ofta förknippas med traditionella TA-system som är helt beroende av internetanslutning.

– Vi kunde snabbt och enkelt ersätta vårt gamla system med Blue TA. Nu slipper vi stillestånd och har räknat hem satsningen på bara 5 månader, säger Pontus Davidsson VD på Golvabia AB, ett av pilotföretagen som använt Blue TA.

Moln eller lokalt – du väljer

Blue TA erbjuds både som molntjänst och som lokal installation (OnPrem). Det gör att företag kan välja det alternativ som passar deras IT-struktur bäst, utan att kompromissa med funktionalitet. För verksamheter med de högsta kraven på tillförlitlighet rekommenderas en lokal installation som inte är beroende av internetuppkoppling.

Ett löfte om enklare transportvardag

Med Blue TA vill Connect Companies sätta en ny standard för hur TA-system bör fungera: som en driftkritisk tjänst som bara fungerar, varje dag.

– Blue TA är inte en teknikprodukt, det är en affärslösning. Och vi vet att det vi inte levererar på, det står kunderna stilla för, avslutar Stefan Jörkander.

Integrationsmotorn Blue Integrator kan nu erbjuda fullt stöd för integration mellan TA-systemet Unifaun online och affärssystemen Jeeves och Garp. Den nya funktionaliteten erbjuds som en paketerad tjänst där användaren betalar en månadsavgift.

Den nya lösningen bygger på en helintegration där Blue Integrator skickar meddelanden mellan affärssystemen och Unifaun. Därefter återläser integrationsmotorn kolli-information och kan även skicka aviseringar till slutkund. Med hjälp av Blue Integrator skapas en helintegrerad lösning till affärssystemen där alla transportörer med tillhörande tjänster och add-ons finns.

Tydlig nytta i flera led

Vid orderavslut eller följesedelsavslut i affärssystemen möjliggör integrationsmotorn att allt underlag för gods som är plockat och klart med automatik skickas till Unifaun. Därefter görs utskrift av STE-etikett och eventuell fraktsedel. Påföljande bokning till transportör kan vid behov skickas iväg. Slutkunder kan också få en avisering att godset är på väg med länk för spårning.

– Inom transport och logistik drivs utvecklingen på av en ökad digitalisering och kraven på att gods som plockats på lager snabbt kommer till transportören för vidare leverans till slutkund. Det innebär att processen måste vara så enkel och effektiv att kunden får en positiv köpupplevelse. Idag förväntar sig kunderna också att man kan spåra sitt paket och leverans på ett enkelt sätt. Mot den bakgrunden gör den nya integrationen tydlig nytta i flera led, kommenterar Stefan Jörkander, vd för Connect Companies, det företag som äger och säljer Blue Integrator.

– Olika affärssystem är uppbyggda på olika sätt och kräver därför en integrationslösning som är unik för respektive system. Eftersom Blue Integrator har en mycket hög funktionalitet och flexibilitet kan man skapa moderna integrationslösningar som hanterar det och kan skräddarsys för respektive behov. Genom att använda Blue Integrator skapar man också mycket goda möjligheter att hantera framtida förändringar och nya krav, avslutar Stefan Jörkander.

Kort om Blue Integrator
Med Blue Integrator går det i dag att hålla samman olika delsystem och stora informationsmängder över tid. Istället för ett stort antal direktintegrationer mellan olika delsystem håller integrationsmotorn samman information och flöden. Det ger snabbt kortare ledtider, mindre manuellt arbete, ökad kvalitet och helt nya möjligheter att möta framtida kundkrav och behov.

Kort om TA-system
TA står för transportadministration. Ett TA-system används för att förenkla kommunikationen mellan transportör och transportköpare. Systemet kan vara fristående eller integrerat med exempelvis ett affärssystem, lagersystem (WMS) eller en e-handelsplattform.