Digitaliseringens löften har länge handlat om snabbare processer, mindre manuellt arbete och en smidigare upplevelse för kunden. Men när allt fler verksamheter bygger sina affärer på komplexa flöden blir en sak tydlig: utan tillförlitliga data och obruten kommunikation faller helheten. Det räcker inte med en snygg portal eller ett modernt affärssystem. Det viktiga är hur väl allt hänger ihop.

Från artikel till fakturering – allt kräver precision

Affärskritiska data rör sig i dag mellan en mängd system. Artikelregister, prislistor, inköp, orderläggning, lager, leverans och fakturering – allt går att automatisera, men bara om informationen hamnar på rätt plats i rätt ögonblick.

Det är här integrationsmotorn, och ofta också rätt partner, blir helt avgörande. En kedja är aldrig starkare än sin svagaste länk. Får lagret fel artikeldata stannar plocket. Triggas inte ordern vidare stannar flödet. Syns inte prisuppdateringen utåt förloras försäljning.

– När data inte når fram som den ska blir konsekvenserna omedelbara. Det kan handla om förlorade intäkter, felaktiga leveranser eller ett lager som står still, säger Stefan Jörkander, integrationsexpert och vd för Connect Companies.

Digitaliseringens blinda fläck ligger bakom kulisserna

De senaste åren har mycket fokus lagts på köpupplevelsen. Snygga gränssnitt, avancerade kundportaler och många valmöjligheter för leverans. Det kan vara nödvändiga satsningar, särskilt när konkurrensen om varje order hårdnar.

Men när kunden väl trycker på köpknappen förflyttas allt till de interna flödena. Ordern går in i affärssystemet, signaler skickas till lagret, plocklistor genereras och kraven på snabb leverans är höga. I bakgrunden ligger mängder av information som måste vara korrekt, från storleksdata och lagersaldon till kunduppgifter och leveransvillkor.

Trots det lägger många organisationer oproportionerligt mycket kraft på det som syns, och för lite på det som får allt att fungera.

Transportadministrationen – den förbisedda flaskhalsen

Ett av de tydligaste exemplen är transportadministrationen. När en etikett inte skrivs ut i tid, när en bokning inte går igenom eller när kommunikationen mot transportörens system bryts märks det direkt. Varor blir stående, lastbilar väntar och leveranser försenas. Felaktiga data kan i det sammanhanget också bli en kostsam historia när transportören snabbt debiterar en extra avgift. Över tid kan det bli mycket höga belopp som betalas helt i onödan.

Trots detta behandlas TA-system ofta som ett sidospår. Det prioriteras lågt, uppdateras sent och kopplas ihop först när problemen är ett faktum.

– TA är det sista steget i kedjan, men också ett av de mest känsliga. Många företag bygger snabba digitala motorvägar, men låter sista avfarten vara halvhjärtat byggd. Det är där trafiken fastnar, säger Stefan Jörkander.

När Connect Companies lanserade tjänsten Blue TA var just detta smärtpunkten man ville lösa: enklare anslutning, stabilare dataflöden och bättre transparens mellan affärssystem, lagermiljöer och transportörer. I kombination med integrationsplattformen Blue Integrator handlar det mindre om att byta system, och mer om att få helheten att fungera.

När automatiseringen bryts kostar det pengar

Automatisering innebär att människor inte längre övervakar varje steg. Därför blir felen så tydliga när något hackar. Allt bygger på att datapunkterna stämmer och att systemen kommunicerar utan avbrott. Ett fel i början kan följa med genom hela kedjan innan någon ser det.

Det är också här kostnaderna rusar. En stillastående packstation, en utebliven transportbokning eller en order som hamnar fel kostar sällan bara tid. Det kan leda till extrakörningar, fler manuella kontroller, missnöjda kunder eller en tappad affär. I vissa fall skickar transportören tillbaka godset till lagret, vilket gör att kunden måste skapa nya transportunderlag, etiketter och beställa ny upphämtning. Det innebär alltså dubbla fraktkostnader och en extra avgift för återkörningen.

Hos företag som kommit längst ses därför integrationsarkitekturen som själva fundamentet för verksamheten. Inte för att tekniken är spännande, utan för att den gör övriga satsningar möjliga.

Tekniken ska inte glänsa – den ska fungera

I den snabba digitaliseringen är det lätt att fastna i det som syns mest. Men hållbar utveckling handlar sällan om att välja det mest avancerade systemet. Det handlar om det som gör verksamheten robust och förutsägbar.

– Digitalisering får inte bli ett självändamål. Den bästa lösningen är den som fungerar utan att du tänker på den, säger Stefan Jörkander.

När företag lyckas koppla samman sina flöden, från artikeldata till transportadministration, skapas en verksamhet som tål förändring, växande volymer och hårdare krav. Och i en tid där leveranser jämförs i realtid mot konkurrenternas är det just detta som avgör om man ligger steget före eller halkar efter.

I dagens logistikflöden är varje minut dyrbar. När en transportetikett inte skrivs ut i tid, eller när kommunikationen med transportörens system bryts, får det direkta konsekvenser, varor blir stående, lastbilar väntar och leveranser försenas. Trots det behandlas transportadministration (TA) fortfarande som ett sidospår i många företags digitala strategier. Det är ett misstag som kostar mer än de flesta inser.

– Transportadministration är en verksamhetskritisk funktion, men många ser det fortfarande som ett verktyg bland andra. I praktiken kan en kort driftstörning få samma effekt som ett produktionsstopp, säger Stefan Jörkander, integrationsexpert och vd på Connect Companies.

Beroendet av molntjänster ökar risken

De flesta moderna TA-system är molnbaserade, vilket på pappret låter smidigt – enkel tillgång, centrala uppdateringar och låg startkostnad. Men i verkligheten innebär det också ett ökat beroende av internetuppkoppling och externa leverantörers tillgänglighet.
– När allt ska gå via molnet räcker det med ett kort avbrott i kommunikationen för att etiketterna ska sluta komma ut. Det händer oftare än man tror, särskilt i verksamheter med hög belastning, säger Stefan Jörkander.

För företag med stora volymer och tajta tidsfönster kan minuter snabbt bli till timmar. Varje fördröjning påverkar produktiviteten, leveranssäkerheten och i förlängningen kundens förtroende. I en tid då logistik ofta är den sista konkurrensfördelen, blir driftsäkerheten i TA-systemen helt avgörande.

En blind fläck i digitaliseringen

Under de senaste tio åren har de flesta företag investerat tungt i digitalisering av affärssystem, e-handelsplattformar och produktionsstyrning. Men TA-systemen har sällan fått samma uppmärksamhet. Resultatet är att många fortfarande sitter fast i lösningar som är långsamma, kostsamma och svåra att anpassa.

– Det är lite som att bygga en motorväg men lämna avfarten grusbelagd. TA-systemet är det sista steget i leveranskedjan, och ändå det som oftast försummas, säger Jörkander.

När driftsäkerheten blir en konkurrensfaktor

För att möta dessa problem har Connect Companies utvecklat Blue TA, en ny transportadministrationstjänst byggd för stabilitet, snabbhet och förutsägbarhet. Till skillnad från många traditionella molnmodeller kan Blue TA köras både som molntjänst och lokalt (OnPrem). Det ger kunderna full kontroll och minimerar beroendet av internet i kritiska moment som etikettutskrift och transportbokning.

– Vi har sett hur företag tröttnat på att deras TA-lösningar inte håller för verkligheten. Blue TA är byggd för att fungera varje dag, oavsett om nätverket ligger nere eller om belastningen är som högst, kommenterar Stefan Jörkander.

Enligt Connect Companies kan företag med hög transportvolym ofta räkna hem investeringen på mindre än ett halvår, främst tack vare minskade driftstopp och lägre administrationskostnader.

Verkliga effekter i logistikflödet

Pilotkunder som Star Trading och Golvabia har redan sett effekten. Båda beskriver hur de fått ökad stabilitet i sina utleveranser och kortare svarstider i systemen. I vissa fall har utskriftstiden för etiketter minskat från flera sekunder till under en sekund.

– Det kanske låter som små skillnader, men för företag med hundratals eller tusentals dagliga transporter gör det enorm skillnad. När flödet rullar utan störningar frigörs tid, kostnader minskar och personalen slipper brandkårsutryckningar, säger Jörkander.

TA-system – från stödfunktion till strategisk tillgång

Transportadministration må vara en osynlig del av logistiken, men den är också en av de mest avgörande. I takt med att leveranskedjorna blir mer integrerade och kraven på spårbarhet ökar, kommer TA-systemens roll att växa ytterligare.

– Företag som ser TA som en strategisk tillgång i stället för en teknisk detalj kommer att stå starkare framöver. Det handlar inte om att lägga till ännu en digital lösning, det handlar om att säkra själva ryggraden i logistiken, avslutar Stefan Jörkander.

Företaget Vidinge säljer varje månad cirka 600 ton tvättade, färdigskurna och fräscha grönsaker till flera av Nordens största grossister och dagligvarukedjor. I takt med att verksamheten vuxit har också behovet av att integrera valda delar av IT-miljön med kundernas system ökat. När Vidinge behövde en ny lösning för att kommunicera med kunderna via EDI (Electronic Data Interchange) valde man att använda integrationsmotorn Blue Integrator.

Integrationsmotorn är ansluten till Vidinges ERP-system AX2012 och används bland annat för att hantera order, bekräftelse, leveransavisering och fakturering.

– Både vår egen och kundernas verksamhet bygger i allt högre grad på automatiserade informationsflöden. Samtidigt är det helt avgörande att den information som delas är aktuell och går att lita på. Här ser vi att Blue Integrator är en pålitlig lösning som skapar trygghet i vardagen. Den är också skalbar vilket gör det enkelt att koppla på och integrera våra system med nya kunder. Lösningen känns väldigt smidig och jag har fått mycket god hjälp och service när behovet uppstått, kommenterar Carola Sääski, systemansvarig på Vidinge.

Hanterar stora dataflöden rationellt

– Vi har framförallt kunder inom tillverkande industri, retail, e-handel och logistik. Därför är det särskilt roligt att nu också få hjälpa ett producerande företag som Vidinge med en modern integrationslösning, säger Stefan Jörkander, vd på Connect Companies, det företag som äger och säljer Blue Integrator.

– EDI-arbetet blir generellt sett enklare och mer effektivt med en modern integrationsmotor. Om vi ser till Vidinges verksamhet skapar informationsmotorn bättre förutsättningar att automatisera och hantera stora dataflöden rationellt, fortsätter Stefan Jörkander.

Sparar tid och resurser jämfört med direktintegration

Istället för att registrera och hämta information från många olika delsystem kan integrationsmotorn Blue Integrator hantera all information från ett och samma ställe. Till skillnad från lösningar med en stor mängd direktintegrationer gör integrationsmotorn att information bara behöver registreras en gång. Det sparar tid och resurser samtidigt som risken för fel minskar. Det blir också betydligt enklare att lägga till system, uppgradera och förändra processer över tid. Blue Integrator är enkel att införa och möjliggör ett stort antal integrationer, däribland med affärssystemen SAP, Jeeves och Dynamics 365.

Kort om EDI

Electronic Data Interchange (EDI) är överföring av strukturerad information enligt ett överenskommet format. Benämningen EDI refererar ofta, men inte alltid, till överföring mellan företag av information såsom lagersaldon, kataloginformation, order, orderbekräftelse, leveransaviseringar och fakturor.

Kort om Vidinge

Vidinge Grönt i Skåne startades av familjen Nordmark som har sex generationers erfarenhet av lantbruk. På somrarna odlar Vidinge baby leaf som ruccola, babyspenat, romansallad och mangold på sina 500 hektar stora fält runt Norrvidinge Boställe utanför Lund. Grönsakerna förädlas till måltidssallader och andra ready to eat-produkter som säljs runtom i Skandinavien. Vidinges framgångar bygger på en gedigen kunskap om odling och en högteknologisk förädlingsprocess som garanterar en hög kvalitet på produkterna.

För att behålla och förstärka rollen som marknadsledare har företaget Hultafors AB i nära samarbete med Connect Companies och ZeeU gått från att arbeta i en egenutvecklad IT-miljö med olika delsystem till ett nytt sammanhållet systemstöd baserat på Jeeves. Införandet har gett en ökad automatisering och digitala informationsflöden som effektivt håller ihop processerna, från order och plock till produktion och fakturering.

För Hultafors är en modern och tillgänglig IT-miljö en avgörande framgångsfaktor för fortsatt tillväxt och konkurrenskraft. I dag kan företaget fokusera på värdeskapande och att designa och tillverka några av världens bästa handverktyg, samtidigt som verksamheten har det IT-stöd som krävs för att möta höga krav i alla led.

Ökad digitalisering ger mer effektiv produktionsprocess
Det IT-stöd som tidigare användes innebar en hel del manuella arbetsmoment och byggde på olika applikationer av vilka flera var egenutvecklade. I den nya miljön är systemfloran bantad. Integrationerna är dessutom bättre och har förenklat flera arbetsmoment.

– Om vi ska kunna upprätthålla vår marknadsledande position krävs en effektiv produktion där de manuella arbetsmomenten minimeras samtidigt som våra flöden så långt det går kan hållas ihop i ett och samma system. Genom att införa en ny uppgraderad version av Jeeves vid våra produktionsenheter i Hultafors, Nässjö och Hults Bruk finns nu förutsättningarna att effektivisera produktionen samtidigt som vi håller en kvalitet i världsklass, kommenterar Mårten Larsson, IT-chef på Hultafors Group.

Noggrann kartläggning av alla processer
I Nässjö hade Hultafors sedan tidigare använt Jeeves för sin produktion men man valde liksom vid övriga produktionsenheter att göra en helt ny installation av ERP-systemet som också föregicks av en förstudie och en kartläggning av alla processer. I det arbetet framgick det att verksamheten hade brister i nuvarande stöd och en stor potential för förbättring och effektivisering. Förutom det konstaterades det att rapportering och uppföljning kunde utvecklas inom ramen för projektet.

– Ett projekt av det här slaget kräver förstås att man får med personalen i själva processen. Det går inte att lyckas om det inte finns ett engagemang och en förståelse för det arbete som görs. Här tycker jag att personalen tillsammans med Connect Companies lyckats visa hur engagemang och kunskap är starkt bidragande till att möjliggöra en effektivisering och förenkling av processer och operationer, fortsätter Mårten Larsson.

 

– Hela projektet har också krävt ett systematiskt och väl strukturerat arbetssätt. Om jag jämför med andra konsulter känns det i det avseendet som Connect Companies och ZeeU gjort ett extremt bra jobb. Vi hade aldrig gått i mål med det här utan deras erfarenhet, engagemang och kunskap inom Jeeves och integration. Nu har vi en betydligt starkare plattform och ett bra utgångsläge för vidare förbättring och utveckling av våra processer och rutiner, avslutar Mårten Larsson.

Lösningen i korthet:
• Produktionssajterna i Hultafors, Nässjö och Hults Bruk har Jeeves som systemstöd för produktion och ekonomi.

• Connect Companies programvaror CAIE/CCWA och Blue Integrator har använts för införande och integration (både med interna och externa system).

• Det nya systemstödet skapar en plattform för ett automatiserat informations- och processflöde, från orderfångst till utleverans och redovisning.

• Integration, förenklad rapportering och införande av streckkoder minimerar antalet knapptryckningar och risken för felplock.

• Förenklad produktionsrapportering för att stödja olika delar av produktionsprocessen (samma produkt kan rapporteras i exempelvis M3, pall, kilo, back eller sticka/styck).

• Nytt uppdragssystem förenklar påfyllning av råmaterial till produktion.

• Digitaliserade mätprotokoll förenklar uppföljning.

-Integration och handdatorlösning ger 1 900 elektriker full koll på lagret

Elkedjan Teknik är landets största och enda rikstäckande kedja för elinstallatörer. Det är en position som i sin tur ställer höga krav också på logistik och lagerhantering. Genom att införa en modern integrationsplattform och använda handdatorer kan Elkedjan Tekniks cirka 200 medlemsföretag idag sköta sitt eget lager på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt.
”Med den här lösningen kan vi bidra till att medlemmarna, som också är våra ägare, snabbt och enkelt kan få full koll på sin lagersituation. I det här fallet är det särskilt glädjande att vi tillsammans med Connect Companies skapat en lösning som ser till helheten och fungerar i den vardag våra medlemmar befinner sig. Mottagandet har genomgående varit väldigt positivt”, kommenterar Magnus Kroon, vd, Elkedjan Teknik AB.

Integration och hög grad av automatisering
Den enskilt största utmaningen var att bygga systemet på ett sådant sätt att hela artikel- och logistikflödet kontrolleras. Det omfattar inte minst att integrera lösningen med medlemsföretagens egna system.
”Det har bitvis varit tidskrävande men fallit väl ut. Ytterligare en utmaning har varit att få medlemmarna att hantera konceptet i verkligheten. I teorin är det en sak att förstå flöden och fördelar men att därifrån få montörer och elektriker att ta till sig och använda systemet på rätt sätt är en helt annan. Att lösningen fått ett snabbt genomslag och används är förstås ett kvitto på att vi träffat rätt”, fortsätter Magnus Kroon.
Idag kan påfyllnadshanteringen göras automatiskt genom att Elkedjan Teknik har full koll på medlemmarnas lagerstatus. Det går också smidigt att göra sortimentanalys och på så vis skapa bättre villkor vid förhandlingar med leverantörer. Ytterligare en fördel är att det med större säkerhet går att se vilka volymer som kommer att omsättas vilket gör att det går att optimera beställningsnivåerna på centrallagret.

Mindre administration – mer tid för kunderna
När medlemmarna trimmat in sina beställningsnivåer sköter sig varupåfyllnad och inventering idag till större delen per automatik. Med Connect Companies integrationsplattform CAIE och användningen av handdatorer skapas en automatisk rutin för påfyllnad där man i stort sett bara hanterar godsmottagning och uttag av material till arbetsorder på lagret.
”Dels stärker det här våra medlemmar då de blir effektivare och får ordning och reda i sin verksamhet. De kan lägga mindre tid på logistik, lagerarbete och administration och istället lägga resurserna på att ta hand om sina kunder på bästa sätt. Dels blir vi som kedja effektivare med enklare logistikflöden, minskad administration och bättre koll på sortimentet som våra medlemmar har. Den här lösningen är en mycket viktig del i vår ambition att vara bäst, också när det gäller logistik och varuflöden ”, avslutar Magnus Kroon.

Den nya lösningen innebär bland annat:
• Helautomatisk påfyllnadshantering.
• Minskad administration vid beställningar.
• Minskad tidsåtgång vid godsmottagning.
• Kortare inventeringstider vid månadsavslut.

Lösningen är baserad på följande komponenter/programvaror:
• CAIE – Integrationsplattform
• CCWA – Klientprogramvara som körs mot CAIE
• Blue Integrator – Integrationsmotor