När logistik diskuteras i ledningsgrupper handlar samtalet ofta om transportkostnader, lageroptimering och leveransprecision. Betydligt mer sällan handlar det om de system som håller ihop hela flödet.

Det är ett märkligt glapp, menar många i branschen. I takt med att leveranskedjor blivit mer digitala har logistiksystemen blivit alltmer affärskritiska. Samtidigt betraktas de ofta som ett operativt stödverktyg snarare än en strategisk fråga.

– Många ledningsgrupper har mycket god kontroll över sina affärssystem och kundplattformar, men betydligt sämre insyn i hur logistiken faktiskt fungerar i praktiken, säger Stefan Jörkander, vd på Connect Companies.

Konsekvenserna kan bli kostsamma. När transportadministrationen stannar upp påverkas inte bara lagret utan även leveranstider, kundnöjdhet och i förlängningen företagets rykte.

Här är fyra centrala frågor som varje verksamhet med ett logistiksystem borde ställa:

1. Hur mycket stillestånd har vi haft och vad kostade det?
De flesta företag mäter noggrant driftstörningar i sina IT-system eller produktionslinjer. Men få mäter hur ofta logistiken bromsas av problem i transportadministrationen.

Det kan handla om etiketter som inte skrivs ut, integrationer som fallerar eller system som inte klarar belastningen vid högsäsong.

– I många organisationer löses sådana problem löpande i verksamheten. Personal väntar, startar om system eller gör saker manuellt. Men om man faktiskt räknar på tiden blir kostnaden ofta större än man tror, säger Jörkander.

2. Får vi den hjälp vi behöver när något händer?
När logistiken stannar är tiden avgörande. Ändå är många företag helt beroende av externa leverantörer eller konsulter för att göra även små förändringar i sina system.

Det kan innebära att ett problem som borde kunna lösas snabbt i stället tar timmar eller dagar.

– Det handlar om kontroll. Har vi möjlighet att själva hantera förändringar, eller måste vi alltid vänta på någon annan? Den skillnaden märks tydligt när något går fel, säger Jörkander.

3. Hur snabbt kan vi skala upp?
E-handeln och mer varierande efterfrågan gör att logistiken måste kunna växla tempo snabbt. Under vissa perioder kan ordervolymerna öka kraftigt.

Om systemen inte klarar belastningen uppstår flaskhalsar just när verksamheten behöver fungera som bäst.

– Många företag upptäcker sina begränsningar först när volymerna rusar. Då är det ofta för sent att göra något åt saken, säger Jörkander.

4. Har någon faktiskt klockat utleveransen?
Den sista frågan är enkel men ofta avslöjande. Hur lång tid tar det egentligen från att en order är packad tills den är redo att lämna lagret?

I teorin är processen ofta rak och enkel. I praktiken kan varje steg innebära väntetider.

– Jag brukar fråga logistikchefer om de har klockat sin egen utleveransprocess. Det är förvånansvärt få som har gjort det, säger Jörkander.

När systemen och logistiken blir en strategisk fråga

När fler företag börjar analysera sina logistiksystem på det här sättet förändras också synen på dem. Från att vara ett operativt verktyg blir de en del av den strategiska infrastrukturen.

Det är i den kontexten stabila integrationslösningar mellan affärssystem, lager och transportörer får större betydelse. Plattformar som Blue Integrator, tillsammans med transportadministrationssystem som Blue TA, är exempel på hur företag försöker skapa mer robusta logistikflöden.

Men enligt Jörkander är tekniken bara en del av bilden.

– Det gäller att ledningen förstår hur logistiken faktiskt fungerar. När den insikten finns brukar också besluten bli bättre. Tekniken är samtidigt bara en del. Den övergripande förståelsen är ännu viktigare. För den som skapar och inför integrationslösningen är det särskilt viktigt att ha koll på fallgroparna. I dag kan vi glädjas åt att det finns flera företag som arbetar för att skapa effektiva och robusta logistikflöden.

Under många år har molnet setts som det självklara svaret på nästan alla IT-frågor. Flexibilitet, skalbarhet och centrala uppdateringar har gjort molntjänster till standard i stora delar av näringslivet. Men i vissa verksamheter märks nu en tydlig motrörelse. I takt med att logistikflöden digitaliseras och tempot i leveranskedjorna ökar börjar allt fler företag återigen se värdet av lokal drift, särskilt i system där varje sekund räknas.

Det gäller inte minst transportadministration. I lager och distributionscentraler är det här som gods bokas, etiketter skrivs ut och transporter registreras. Om något går fel i det momentet påverkas hela utleveransen där konsekvensen av en fördröjning ger en sämre upplevelse för slutkunden.

– När en transportetikett inte skrivs ut fungerar inte logistiken. Då stannar flödet snabbt och det kostar pengar direkt, säger Stefan Jörkander, vd på Connect Companies.

När några sekunder gör skillnad

Molntjänster fungerar utmärkt i många sammanhang. Men i system som ligger nära den operativa verksamheten kan beroendet av externa servrar skapa nya utmaningar. I ett lager där hundratals eller tusentals order skickas varje dag kan även små fördröjningar få märkbara konsekvenser.

Om en etikett först måste genereras i ett externt system innan den skickas tillbaka till skrivaren kan processen ta några sekunder längre än vid lokal drift. För en enskild order är det sällan avgörande, men i ett högt tempo kan effekten snabbt bli tydlig.

– Många tänker att några sekunder hit eller dit inte spelar någon roll. Men i ett lager där varje order passerar samma steg kan det snabbt bli en flaskhals, säger Jörkander.

Säkerhet och beroenden påverkar strategin

Det är inte bara prestanda som ligger bakom den växande diskussionen om lokal drift. De senaste årens cyberattacker och ransomwareincidenter har gjort många organisationer mer uppmärksamma på hur sårbara centrala system kan vara.

Samtidigt har den geopolitiska utvecklingen gjort beroendet av internationella molnleverantörer till en fråga även på ledningsnivå. När kritiska verksamhetsprocesser ligger helt i externa tjänster blir konsekvenserna större om något går fel.

– Fler företag börjar ställa sig en ganska enkel fråga. Vad händer med vårt lager om internetförbindelsen bryts eller en extern tjänst ligger nere? I vissa verksamheter är svaret ganska obekvämt, säger Jörkander.

Hybridlösningar blir allt vanligare

Det betyder inte att molnet är på väg bort. Tvärtom fortsätter de flesta företag att använda molntjänster i stor omfattning. Däremot växer intresset för hybridlösningar där vissa funktioner körs lokalt medan andra ligger i molnet.

System som ligger nära själva produktionen eller logistiken är ofta kandidater för lokal drift.

Ett exempel är Star Trading, där stabiliteten i transportflödet var en viktig faktor när man såg över sina lösningar.

– Under högsäsong är TA-systemet en kritisk framgångsfaktor. Med den nya tjänsten Blue TA har vi både effektiviserat och skalat upp vår hantering utan att kostnaderna skenat. Framför allt har vi fått en helt annan stabilitet i utleveranserna, säger Mattias Callin på Star Trading.

Tekniken måste följa verksamheten

Företag som arbetar med integrationslösningar inom logistik menar att diskussionen ibland hamnar fel. Frågan handlar inte om att välja sida mellan moln och lokal drift, utan om att utgå från verksamhetens behov.

– Det finns inget egenvärde i att allt ska ligga i molnet. Den bästa lösningen är den som gör att verksamheten fungerar stabilt varje dag, säger Jörkander.

I vissa miljöer innebär det att delar av infrastrukturen behöver ligga närmare själva verksamheten. Transportadministration är ett tydligt exempel.

Plattformar som Blue Integrator, tillsammans med transportadministrationslösningar som Blue TA, är därför utvecklade för att kunna köras både lokalt och i molnet. På så sätt kan företag själva välja den driftmodell som passar deras verksamhet bäst.

Ett mer nyanserat samtal om molnet

Molnet kommer fortsatt att spela en central roll i företagens IT-strategier. Men utvecklingen visar att fler organisationer börjar göra mer nyanserade bedömningar av var olika system hör hemma.

I verksamheter där logistiken är affärskritisk kan lokal drift åter bli en viktig del av infrastrukturen.

– Under många år handlade diskussionen om att flytta allt till molnet. Nu börjar fler inse att det viktiga inte är var systemen ligger, utan att de fungerar när verksamheten behöver dem, avslutar Stefan Jörkander.